Élaborer une stratégie de communication transversale sur le projet et de dissémination post-projet des résultats

Cette activité est structurante pour les deux autres liées aux actions de mutualisation et d’éditorialisation au sein du projet. Il s’agit notamment de produire des matériaux d’orientation pour :

• Définir les caractéristiques de l’environnement de travail collaboratif ;

• Concevoir un cahier des charges concrets sur des principes d’esthétique, d’ergonomie et de performance SEO (Search Engine Optimization) ;

• Identifier les actions, services et outils de communications synchrones et asynchrones susceptibles de créer une dynamique d’échange et de mutualisation parmi les équipes ;

• Définir une politique de médiatisation basée sur une stratégie de communication interne et externe ;

• Définir les termes de référence de la mise en place d’un environnement technologique collaboratif ;

• Définir les critères éthiques, techniques et déontologique de la mutualisation des données ;

• Définir les règles de l’édition numérique et de ses limites réglementaires ;

• Préparer et mettre en place une charte de bonnes pratiques pour la communication, la mutualisation et l’éditorialisation responsable ;

• Définir une stratégie de valorisation des résultats du projet en étroite collaboration avec les acteurs susceptibles de participer activement, ou servir de relais, à la dissémination des livrables.

Définir une stratégie de mutualisation des ressources et des livrables

Pour cette activité, il s’agit de produire des supports de formation pour expliquer comment les produits des activités des WP peuvent être mutualisés ou partagés avec l'ensemble des acteurs et quelle stratégie de mutualisation des données adopter entre les différents WP et GC. Il est question aussi de définir sous cette tâche des méthodes et des procédures qui concernent :

• La typologie des ressources à mutualiser ;

• Le format des données à diffuser dans les espaces collaboratifs en ligne pour que tous les participants et les GC du projet puissent les lire et les utiliser ; le processus de recueil et de validation des données validation de l’information à diffuser (livrables, documents de communication)

• Le niveau d'accessibilité des données (forme, lisibilité, explication, présentation, contextualisation,) ;

• Le cadre légal et éthique relatif à l’usage des données personnelles et au respect de la vie privée.

L’outil informatique permet ainsi d’assurer le suivi de l’avancement des résultats du projet grâce à la mutualisation des données prélevées sur le terrain de façon régulière.

Définition d’une politique éditoriale

L'éditorialisation désigne l'ensemble des opérations de structuration, de mise en accessibilité et de mise en visibilité de contenus sur le Web. Elle intervient à des moments clés du projet lorsqu’une production consistante de données nécessite une dissémination à grande échelle. C’est le cas des rapports de synthèse globaux, des guides méthodologiques, des plans stratégiques, des plans d'action opérationnels, des actes de colloques ou des publications collectives, etc.

L’édition nécessite une sensibilisation particulière sur :

• Les techniques de la numérisation ;

• Les formats de diffusion électronique (epub, ebook, etc.)

• Les modèles économiques de l’édition savante ;

• Les droits de propriété intellectuelle, le libre accès et les données ouvertes ;

• Les méthodes de la traduction des contenus

• Les moyens et les méthodes de dissémination par les réseaux, etc.

Ces activités nécessitent une sensibilisation de tous les acteurs dès le démarrage du projet. Il convient de l’intégrer comme socle transversal à l’ensemble des modules de formation prévus pour le renforcement des compétences et l’accompagnement au changement.

Un regroupement général autour du dispositif est néanmoins à prévoir dès le démarrage du projet et à partir du moment où le dispositif en ligne serait opérationnel.

Définition d’une stratégie de valorisation des résultats du projet

La stratégie de valorisation des résultats du projet est un facteur déterminant de sa réussite compte tenu de la dimension tant nationale que régionale du projet, et des attentes des EES. Cette stratégie et le plan d’action qui l’accompagne sont conçus sur une période dépassant le cadre strict du projet dans une logique d’effet multiplicateur : création d’une base de données d’experts en planification stratégique au sein de la région du Sud-Est Asiatique ; extension des résultats du projet à d’autres groupes cibles bénéficiaires ainsi que l’identification de nouveaux partenaires.